לנצח את הדחיינות ולחזק את הפרודוקטיביות

“למה לעשות היום מה שאפשר לדחות למחר”.
אבל מחר הופך למחרתיים, מחרתיים ליום שאחרי ומשום מה ה”מחר” הספציפי הזה לא ממש מגיע.
שנה חדשה תמיד מביאה איתה רוחות של שינוי ושל החלטות חדשות. כמו בכל שנה גם הפעם נכתוב לעצמנו את המטרות שנרצה להשיג השנה ונחליט לעשות דברים אחרת ממה שעשינו עד עכשיו: להתחיל לעשות ספורט, לעבוד פחות שעות, להשיק מוצר חדש, להשקיע יותר בזוגיות. כך יעברו להם מספר שבועות ולמרות הרצון העז שלנו, כל מה שישאר מהחלטות אלו הוא זיכרון רחוק. 

דחיית משימות היא מלכודת שמפילה הרבה מאיתנו

התופעה נקראת דחיינות (Procrastination) והיא מוגדרת כהימנעות מהתחלה או השלמה של משימה, ודחייה שלה ללא סיבה לזמן מאוחר יותר.
ישנן משימות קשות או כאלו שמעוררות בנו חוסר נעימות והן נתפסות כמאיימות ולכן במקרה של דחיינות נרתע מביצוע שלהן ונעדיף לדחות אותן. לעיתים אפילו נחפש הסחות דעת שונות שיתנו לנו את האפשרות לא לבצע את המטלה.
בדחיינות הניסיון הוא להימנע ממשימות שעלולות לגרום לנו מתח ולחץ, אולם האירוניה היא שדחיינות מגבירה את המתח בטווח הארוך. הימנעות ממשימות כאלו מעוררת בנו תחושות שליליות כמו חוסר הצלחה, תחושת אשמה, בושה (על משימה שלא בוצעה) וביקורת עצמית. בעצם, הימנעות מביצוע משימה מחזקת רגשות שליליים ואלו גורמים לתסכול, חרדה ודיכאון. לכן היא עלולה לגרום במקרים רבים למתח מוגבר, בעיות בריאותיות, בעיות שינה וביצועים פחות טובים של המשימות הבאות.

תופעת הדחיינות מושפעת ממגוון רחב של סיבות ולכן היא מאוד נפוצה

היא יכולה להיגרם מחוסר יכולת לבצע נכון תעדוף משימות והערכת זמן לא נכונה של המשימות. בהרבה מקרים היא נגרמת בגלל מחסור במוטיבציה לבצע את המשימה כי היא נראית רחוקה או בלתי ניתנת להשגה.
גם דימוי עצמי נמוך הוא סיבה לדחיינות. אמונות מגבילות משפיעות על התפיסה העצמית השלילית שלנו ועל היכולת שלנו לבצע את המשימה בצורה הטובה ביותר. מצד שני פרפקציוניזם גם עלול להשפיע עלינו להימנע ממשימה. הרדיפה אחר השלמות גורמת לנו להציב רף גבוה למשימה כך שפתאום היא נראית מאוד מאיימת ולכן נעדיף להימנע ממנה.

איך להתגבר על מלכודת הדחיינות

דחיינות היא הרגל, וכמו כל הרגל גם אותה אפשר לשנות. הנה כמה דרכים כדי לנצח את הדחיינות.

1. הכרה בכך שזה קורה לנו

הכרה בכך שנפלנו במלכודת הדחיינות היא חלק גדול מהפתרון. חשוב גם להבין שלא כל דחיית משימה קשורה לתופעת הדחיינות. דחיית משימה בגלל תיעדוף היא לא דחיינות, אבל דחיית אותה משימה באופן קבוע כדי להימנע מלעשות אותה, זו אכן דחיינות.

2. משימות קטנות ובנות השגה

אחת הסיבות לדחית משימות היא שהמשימה נראית גדולה ומאיימת מדי. אם נפרק אותה למשימות קטנות ופשוטות, כל משימה בפני עצמה תיראה לנו פחות מפחידה. אם יש לנו מטרה כמו למשל לבנות אתר, המשימה הזו נראית גדולה ולכן נדחה אותה לפעם אחרת. אבל אם נפרק את המטרה ליעדים ולמשימות קטנות יהיה לנו קל יותר.
למשל: 1. למצוא אנשי שירות. 2. לקבל הצעות מחיר. 3. למצוא אתרים להשראה וכו’.
משימות קטנות הן פחות מאיימות ולכן קלות יותר לביצוע ולהשגה.

3. קביעת תאריכי יעד

לאחר שפרקנו את המטרה ליעדים ומשימות, צריך לפרוש את הכל על ציר זמן. כלומר, לא לקבוע תאריך יעד רק למטרה הסופית אלא לכל יעד ומשימה. להכין דף נייר, עליו לכתוב את המשימות ולידם תאריך יעד. כשההמשך תלוי בהשלמה של משימה ספציפית הנטייה שלנו לדחות יורדת. אפשר להשתמש במפת מטרה כדי לארגן בצורה טובה ויסודית יותר את פירוק המטרה (מפת מטרה היא חלק מקופסת ההפתעה My Serendipity Box of Success).

4. רשימת משימות יומית

תיעדוף משימות הוא חלק חשוב. את המשימות הקשות או הפחות נעימות רצוי לבצע בתחילת היום ולא לוותר על העשייה שלהן. ברגע שהמשימה הקשה בוצעה, הבאות אחריה יראו קלות יותר. ליד כל משימה כדאי לכתוב את הזמן אותו נעריך שיקח לבצע אותה, זה יעזור לנהל את הזמן נכון יותר ולדייק אותנו למשימות הבאות. 

5. ביטול הסחות דעת

הסחות דעת הפכו להיות חלק מחיינו, אבל למזלנו כפתור ON/OFF עדיין קיים. לסגור התראות, לסגור חלונות לא נחוצים במחשב, להעביר את הסלולרי למצב שקט (ואפילו עדיף do not disturb) ולהתחיל לעבוד לפי רשימת המשימות. לא לוותר על אף אחת מהן.

6. עבודה במקבצי זמן

יש גבול לכמות המידע שהמוח שלנו יכול לעבד בזמן מסוים, ולהיות מרוכז רק במשהו אחד. כדי שהמוח יעבוד בצורה יעילה חשוב לתת לו מנוחה כל מקבץ זמן מסויים כדי לאפשר לו להתרענן. כמה זמן עבודה נחשב מקבץ סביר? ישנן שיטות שונות בהן חלוקת הזמן היא החל מ- 25 דקות (שיטת פומודורו) ועד 60 דקות למקבץ.
נשתמש בטיימר כדי לכוון את הזמן המתאים ונתחיל בעבודה. כשהשעון מצלצל ניקח הפסקה של 5-20 דקות. ככל שנעבוד יותר דקות, ההפסקה תהייה יותר ארוכה. למשל, לפי שיטת פומודורו נעבוד 25 דק’ וניקח 5 דקות הפסקה. לאחר 4 סבבים של עבודה והפסקה ניקח 15-30 דקות הפסקה. עם הזמן נמצא את השיטה ומקבץ הזמן המתאימים לנו ביותר.

7. קביעת תגמול

מוטיבציה גבוהה עוזרת לנו לבצע את המשימה עכשיו ולא לדחות אותה, ותגמול עוזר למוטיבציה. אפשר לקבוע לעצמנו תגמול מפנק, בהתאם לאתגר, אותו נקבל בסיום המשימה. התגמול יכול להיות ממתק, קנייה של משהו קטן, פעילות כלשהי או הפסקה ארוכה. אפשר להשתמש בהסחות הדעת שלנו כתגמול ולא כסיבה לדחות את המשימה. למשל, לאחר סיום משימה כלשהי התגמול שנקבע לעצמנו יהיה להיכנס לפייסבוק, לראות סרט או לנהל שיחת חולין.

8. עזבו את הפרפקציוניזם

“זה לא חייב להיות מושלם, זה רק חייב להתחיל”.
משימה לא חייבת להיות הכל או כלום, התוצאה לא חייבת להיות שלמות או כישלון. באמצע יש עוד הרבה גוונים. אין צורך לחכות שהכל יהיה מושלם כדי להתקדם לצעד הבא או להתחיל משהו, החשיבה הזו מביאה לדחיינות. במקום זאת עדיף להתמקד בהתקדמות והשתפרות. במצב כזה עדיין קיימת השאיפה שהמשימה תהייה מושלמת, אך זה נעשה בצעדים תוך כדי ביצוע המשימה.

9. סליחה עצמית

אין צורך בהלקאה עצמית ואין צורך ברגשות אשם. מחקרים מראים שאם נסלח לעצמנו על הדחיינות שלנו בעבר, יהיה לנו קל יותר להתגבר היום על הדחיינות ולהתחיל לבצע משימות יותר בקלות.