בעידן העבודה החדש זמן הוא המשאב היקר ביותר. מצד אחד אנחנו לא אוהבים לבזבז את הזמן ומצד שני מנסים לסדר באופן תדיר את המשימות והמטלות באמצעים שונים, כולל טכניקות, אפליקציות, ניהול יומן ואולי גם קבלת החלטה רשמית “שהיום נעבוד בצורה פרודוקטיבית”. אבל זה עובד בדיוק כמה שעות ואז אנו חוזרים לסורנו.
למה זה קורה? משתי סיבות עיקריות:
- אנחנו עמוסים בשגרת היום יום ויש לנו 7-10 שעות לדחוס בהן מלא משימות.
- מסיחי הדעת שלנו עובדים שעות נוספות – הרשתות החברתיות, הטלפון וכו’.
מה אפשר לעשות? הנה כמה טיפים (שעובדים!) לשיפור הפרודוקטיביות
להיפטר באלגנטיות ממסיחי דעת
מסיחי דעת, תמיד נמצאים סביבנו וגוזלים לנו נתחים רבים משעות היום ואפילו משעות הפנאי מחוץ לעבודה. מסיחי הדעת יכולים להיות רבים ומגוונים כמו רשתות חברתיות, ווטסאפ, משחקים, מיילים ואפילו שיחות טלפון שמוציאות אותנו מריכוז. מה אפשר לעשות?
- לסגור את הטאבים הפתוחים במחשב וגם את ההתראות.
- לבטל התראות מרשתות חברתיות גם בנייד (דרך הגדרות יישומים).
- לחפש אפליקציות שחוסמות גישה ליישומים לזמנים מסוימים.
- להגדיר זמן לרשתות חברתיות בהפסקה או בסוף היום.
לא לקפוץ ממשימה למשימה
להיות מולטי-טאסקינג בעבודה, זה קיים רק באגדות. הסבירות לבצע כל משימה בדרך טובה אם נעבוד על כמה משימות במקביל היא אפסית. לכן, כדאי להקדיש לכל משימה תשומת לב משלה, כך נוכל גם לחסוך בזמן וגם לייצר רצף נוח של עבודה ללא הסחות ולהצליח יותר בכל משימה.
ללמוד לתחום כל משימה בזמן
כאשר משימה אינה תחומה בזמן, כלומר משעה X עד שעה Y, קל יותר למרוח את הזמן, הרי אין ‘שעון חול’ שיושב על הראש, ולכן קל יותר לשרוף שעה על משימה שיכולה לקחת חצי שעה. לעומת זאת, אם נתחום כל משימה ונגדיר לה זמן מסוים, בהתחלה נילחץ מעט, אבל בהמשך נראה עד כמה התיחום עזר.
תעדוף זה שם המשחק
בתיעדוף המשימות, צריך לשים בראש הרשימה את המשימות שיקרבו אותנו בצעד אחד נוסף להשגת המטרות ששמנו לעצמנו. אם יש משימות שהן כביכול קשות, צריך לפרוט אותן למשימות קטנות יותר. למה? כי הרעיון הוא לא סתם להספיק יותר, אלא לעשות את הצעדים שיקדמו אותנו הלאה למשימות הבאות.
לסיום, לקחת פסק זמן, ואפשר גם ‘כיף כיף’
הפסקה בין המשימות, נועדה כדי לרוקן את המחשבות ולעשות סדר בראש. מצב של התשה וקושי גורמים לנו להיות לא פרודוקטיביים. גרוע מזה, גם גורמים לבצע משימות בצורה לא נכונה, מה שיאלץ אותנו לעבוד עליהן שוב. זו הסיבה שחשוב לקחת פסק זמן – תרתי משמע, הפסקה או שוקולד מסוג ‘פסק זמן’ שיכול להזריק לנו סוכר לגוף ולתת לנו זריקת מרץ. אולם, חשוב לתחום בזמן את ההפסקות ולנצל אותן לדברים שעושים טוב על הלב, כמו רשתות חברתיות, קנייה מהירה ברשת, קפה טוב עם עוגה וכו’.
